SharePoint is een zeer flexibel platform voor het delen van kennis binnen en (indien gewenst) buiten uw organisatie. In onderstaande paragrafen gaan wij dieper in op concrete functionaliteit welke met SharePoint valt in te vullen. Let wel, dit is enkel een topje van de ijsberg. Indien u vragen heeft kunt u natuurlijk contact met ons opnemen voor meer concrete informatie.

Document management

Een van de eerste kreten die men bij SharePoint uitroept is document management. Dit is zeker een essentieel onderdeel. In SharePoint is men in staat om documenten op te slaan in de database. Dit kunnen de standaard Office bestanden zijn maar ook andere soorten bestanden zoals bijvoorbeeld PDF’s. Het grote voordeel van documenten in SharePoint op te slaan is dat er meerdere kenmerken aan een document gekoppeld kunnen worden wat de vindbaarheid van informatie sterk verbetert. Daarnaast kan SharePoint 'in' Office documenten naar informatie zoeken waardoor u tijd wint. Uiteraard bent u (indien gewenst) in staat om versiebeheer uit te voeren op documenten.

Workflows

Een van de andere onderdelen in SharePoint welke zeer krachtig is, zijn Workflows. Workflows zijn te vergelijken met macro’s.  Hiermee kunnen processen zoals goedkeuringen van documenten maar ook het aanmaken en automatisch vullen van cellen en items in lijsten uitgevoerd worden. Dit kan men zo ver doorvoeren dat hiermee bedrijfsprocedures na te bouwen zijn.

Intranet

Een van de andere functionaliteiten van SharePoint is Intranet. SharePoint stelt gebruikers in staat een intranet omgeving te bouwen en hier gegevens met elkaar te delen. Echter, het gaat nog verder. Een van de onderdelen in de betaalde versie van SharePoint is de mogelijkheid om met Wiki’s te werken. Een wiki omgeving is één op één te vergelijken met de functionaliteit van wikipedia. Met behulp van een wiki is men in staat om desgewenst zeer snel en flexibel op één plaats bedrijfsinformatie vast te leggen. Voorbeeld hiervan is een het inrichten van een bedrijfskwaliteitssysteem.

Projecten en taken

In SharePoint heeft men de mogelijkheid om projecten en taken te administreren. In MS Project kan men een project invoeren en dit uploaden naar SharePoint en deze delen binnen en buiten de organisatie. Naast MS Project kan dit ook in SharePoint zelf (aan)gemaakt worden. Echter, het beheer en aanmaak van de projecten in MS project gaat hierin zeer snel.

Teamsites

Een van de voordelen van SharePoint is de mogelijkheid tot het maken van teamsites voor groepen medewerkers. Deze teamsites zijn een basaal onderdeel van SharePoint en worden in bepaalde opzichten gebruikt om uw organisatie te vertalen naar SharePoint. Een teamsite is vervolgens weer opgedeeld in lijsten (denk aan Excel bestanden) en pagina’s waarbij deze lijsten getoond worden op deze pagina’s.