Communicatie is de rode draad

Move IT & Improve IT

In de IT gaat het vandaag de dag om kostenreductie, beheersbaarheid en risicobeperking. Het is de basis van de datacenter strategie van De Lage Landen. Een wereldwijde datacenter consolidatie die per 2013 wordt afgerond. Marc Roozen, director Datacenter Global Services De Lage Landen, Projectmanager Mario Kornuijt en Twan Swinkels, commercieel directeur IT Services Nederland praten over de enerverende en dynamische uitdagingen in de eerste fase van dit project.

Zo’n drie jaar geleden begonnen de voorbereidingen voor de wereldwijde consolidatie van twaalf naar twee datacenters, een complex project. In september 2009 gaf de Executive Board een ‘go’. Met dit ‘Move IT & Improve IT’ project (Miii) realiseert De Lage Landen een enorme kostenreductie op het gebied van hardware, het aantal vierkante meters en energieverbruik. Green IT en minder CO2-uitstoot staan bij het bedrijf hoog in het vaandel. Eind 2010, wanneer het centrale datacenter van Eindhoven-centrum naar Best verhuisd is, beschikt De Lage Landen over de allernieuwste high-tech IT oplossingen. Efficiency, betere beheersbaarheid en een langere levensduur van de apparatuur zijn vanzelfsprekend bijkomende voordelen van deze ‘technical refresh’.

Partnership
“In de initiatiefase was onze uitdaging het bestellen van de apparatuur, details uitwerken, de applicatiemove voorbereiden, applicaties virtualiseren en omzetten. Het doel was tevens een applicatiereductie, maar dat is niet gelukt vanwege een eerdere ERP-implementatie. Naast onze eigen medewerkers, was er al snel behoefte aan meerdere specialisten. Bij een grote transitie als dit, is kwaliteitsborging het grootste belang. We werkten met twee preferred suppliers: Groupe Open (voorheen Sylis) en Simac ICT. Ik wilde er meerdere partijen bij betrekken om de continuïteit van het project te waarborgen”, legt Marc uit.
De wegen van Twan en Marc kruisten elkaar op het juiste moment. Twan: “Het was ongeveer anderhalf jaar geleden. Marc was voor het Miii project op zoek naar mensen met technische kwaliteit die pasten binnen de bedrijfscultuur van De Lage Landen. Ik kon hem daarmee van dienst zijn met IT infrastructuur professionals.” Marc vult aan: “Ik was niet op zoek naar bankzitters, dozenschuivers of specialisten met een artiestenstatus! Het bleek al snel dat IT Services Nederland mij de juiste mensen kon leveren op de juiste plek. Met hun expertise probeert het IT bedrijf zich in te leven in de klant en de bedrijfscultuur. Ze acteren snel, zoeken gericht en de omgangsvormen zijn redelijk informeel wat weer past binnen onze cultuur. De communicatie verloopt recht door zee, open en eerlijk en er heerst geen negen tot vijf mentaliteit. De werkwijze van ITSN omvatte het geheel, wat resulteerde in een partnership.” Voor Twan houdt partnership ‘ouderwets ondernemen’ in: “Het is geven en nemen, wij zien niet álles direct als business en maken niet meteen overal geld van. Binnen De Lage Landen kijkt trouwens niemand meer van mijn aanwezigheid op. De samenwerking verloopt goed, Marc en ik spreken elkaar iedere dag, soms vaker dan de eigen collega’s.”

High-end
Om de complexiteit van de IT infrastructuur, de technologische ontwikkelingen en de communicatie naar de business en stakeholders te managen is via ITSN Mario Kornuijt aangesteld. “Wereldwijd worden high-end technologieën en services geïmplementeerd waarmee de time-to-market wordt verkort. We praten over systemen die net op de markt geïntroduceerd waren, zoals de Blade Enclosure Servers waarvan alleen al het stroomverbruik 20%-30% lager is dan van een reguliere server”, vertelt de projectmanager enthousiast. De rode draad in het gehele proces is communicatie. “Wanneer 800 applicaties en 600 systemen moeten consolideren, raak je de eerste lijn. Gebruikers moeten als het ware een mindset maken en dus goed voorbereid worden op deze ‘verhuizing’. Als projectmanager sla ik bruggen tussen projecten én werelddelen. Voor IT specialisten is de totale operatie heilig, hun bogen staan strak gespannen en daarbij zijn de taal- en tijdbarrières extra challenging. Verandering is de enige constante”, aldus Mario Kornuijt gedreven.

Flexibel en dynamisch
Wanneer de eerste fase van de datacenter consolidatie eind 2010 voltooid is, volgen conform de finale strategie de kleinere datacenters in de Nordics en Canada. Vervolgens zal ook de carleasetak Athlon geconsolideerd en geïntegreerd worden en vindt een datacenter-upgrade plaats in Wayne. “Sommige van deze projecten hebben een iets andere benadering nodig. IT Services Nederland zal daarbij een bijdrage kunnen leveren door backfill te geven op interne IT projecten”, geeft Marc aan. De wereldwijde uitrol van de desktop-omgeving, multi-functionals, telecom/videoconferencing en de totale vernieuwing/exchange van de mailomgeving staan op de agenda tot 2013. De Lage Landen is in beweging: flexibel en dynamisch.