Adoptie & Verandermanagement: voorwaarde voor succes

Adoptie en Verandermanagement: een belangrijke voorwaarde voor succes

Door Koen van Valderen

Organisatieveranderingen, zoals bijvoorbeeld de implementatie van een nieuw CRM systeem, hebben een grote invloed op individuele medewerkers en de manier waarop zij hun werk doen. Als medewerkers niet meegenomen worden, en dus niet betrokken raken bij de verandering, zullen velen zich verzetten. Dit met een trage adoptie en een laag gebruik van het nieuwe systeem als gevolg. Dit heeft vaak tot gevolg dat de doelstellingen van het project, de reden waarom iets überhaupt geïntroduceerd en aangeschaft is, niet bereikt worden. En dat willen we natuurlijk niet.

In de huidige wereld volgen de nieuwe technieken, applicaties en systemen elkaar in rap tempo op. Om bij te blijven, maar vooral om concurrenten voor te blijven, moet je meebewegen en mee veranderen. Een goede adoptie en veranderstrategie is gericht op het omarmen van deze veranderingen, het adopteren en leren gebruiken van nieuwe systemen en processen door medewerkers. De strategie biedt inzicht in wat aan de menselijke kant nodig is om je doelen te realiseren. Het bevat concrete plannen en acties, gericht op een succesvolle verandering. Dit toegespitst op de, bij elke organisatie unieke, combinatie van project, mensen en bedrijf.

In deze blog van Koen, werkzaam bij ITSN als Adoptie en Changemanager, kom je meer te weten over adoptie en verandermanagement, het belang hiervan en wat ITSN op dit gebied voor jou kan betekenen. We starten met een klein stukje geschiedenis van ICT-dienstverlening.

Zo zag de klantbehoefte er 10 jaar geleden uit

Wanneer we terugkijken naar de ontwikkeling van ICT-dienstverlening dan valt direct op dat de nadruk lag op het leveren en beheren van assets, waarvan een belangrijk deel bestond uit eigen infrastructuur. Denk aan servers, back-ups en firewalls. En natuurlijk de printers, pc’s en laptops. De vervangingscyclus van hardware lag ergens tussen 3 en 5 jaar. Dat gold in de meeste gevallen ook voor software die hierop geïnstalleerd werd.

Tegelijkertijd ontstond er gaandeweg een sterke behoefte om informatie en toepassingen binnen de organisatie op net zo’n manier te kunnen gebruiken als thuis met je tablet: eenvoudig en on-demand. Liefst zonder tussenkomst van ICT. Dit leidde al gauw tot schaduw-it (niet door ICT beheerde systemen). We zagen bijvoorbeeld dat Dropbox werd gebruikt om zakelijke informatie te delen met externen, Citrix GoToMeeting voor het houden van online meetings en Google Docs om samen te werken aan een zakelijk document.

Kenmerken op een rij:

  • Eigen infrastructuur (betaal voor bezit)
  • Volledig beheerd door IT
  • Projectbegeleiding in de vorm van projectmanagement
  • Lage vernieuwingsfrequentie
  • Informatieverwerking is veelal gebonden aan plaats, tijd en apparaat
  • Schaduw IT door beperkte tools en functionaliteit

Samenvattend hebben we het dus over een omgeving die weinig ruimte biedt voor innovatie, weinig flexibiliteit biedt en die vooral moet werken. Een omgeving die het doet, maar niet meer dan dat. Niet de omgeving die je op een dergelijke manier ondersteunt dat het je echt voordelen oplevert in de kwaliteit van je werk of dienstverlening.

De klantbehoefte van vandaag

De technologische ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan snel, heel snel. Veel van onze klanten hebben vandaag de dag een cloud-first of een cloud-only beleid omarmd. Ingegeven door de robuustheid, schaal(kosten)voordelen en hoge mate van flexibiliteit van gerenommeerde Cloud aanbieders laten bedrijven de eigen serverruimte voor wat hij is. Nederland loopt, mede dankzij een fantastische nationale- en internationale netwerkinfrastructuur in deze ontwikkeling wereldwijd voorop. De afgelopen jaren hebben email-, file-, database- en applicatieservers snel plaatsgemaakt voor geïntegreerde Cloud services zoals Microsoft 365. Op het eerste gezicht een verschuiving van bezit van hardware en softwarelicenties naar een abonnementsmodel. Maar wie de overstap gemaakt heeft weet dat je kunt profiteren van de eindeloze mogelijkheden van Microsoft 365. Informatie kan veilig en eenvoudig vanaf elk apparaat gedeeld worden met personen binnen en buiten je organisatie. Data kan perfect worden geanalyseerd en gepresenteerd met bijvoorbeeld Power BI en processen optimaliseer je eenvoudig met Power Automate en Power Apps.

De kernmerken op een rij:

  • Cloud infrastructuur (betaal voor gebruik)
  • Beheerd deels door IT, deels door gebruikers zelf
  • Projectbegeleiding in de vorm van zowel projectmanagement en verandermanagement
  • Hoge vernieuwingsfrequentie
  • Informatieverwerking is onafhankelijk van plaats- tijd- en apparaat keuze.
  • Alles binnen één geïntegreerde omgeving en eindeloze mogelijkheden door veelheid aan tools en functionaliteit.

Dat klinkt al veel beter. Klaar voor innovatie, een hoge flexibiliteit en volledig aangepast aan de gebruiker, ongeacht plaats en tijd. Heeft dit dan alleen maar voordelen? Dat hangt ervan af.

De kunst van de succesvolle ‘modern workplace’

Als je succesvol wilt zijn met zo’n modern workplace moeten er in de basis twee dingen gebeuren:

  1. De juiste keuzes maken;
  2. Veranderingen succesvol implementeren.

De kunst is namelijk om die ene tool en die specifieke functionaliteit te gebruiken waarmee je waarde voor jouw organisatie of een specifiek bedrijfsonderdeel creëert. Daarnaast is het van belang dat er kennis is over de mogelijkheden van de tool en dat deze op de juiste manier wordt gebruikt. Dit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan met alle mogelijkheden die ons worden geboden. Het is daarnaast essentieel om de mensen die er mee werken vroegtijdig en actief te betrekken in een veranderproces, zelfs als het gaat om een relatief eenvoudige nieuwe tool. Want uiteindelijk maken de mensen het verschil en heeft de techniek een dienende rol. Je kunt een prachtige auto kopen, maar als je niet weet hoe je hem moet besturen en dan is het zonde van de investering.

Om deze menselijke kant van deze veranderingen de aandacht te geven die het verdient, heeft ITSN een speciaal programma voor adoptie- en verandermanagement. Wij voeren elke stap van de klantreis uit met oog op deze menselijke factor, die minimaal zo belangrijk is als de technische kant. Zo faciliteren we bijvoorbeeld CIE-sessies: inspiratiesessies waarin we met de klant in een heel vroeg stadium richting geven aan de Microsoft 365 implementatie. We laten zien wat de mogelijkheden zijn, maar kijken vooral naar wat een specifieke klant nodig heeft in zijn business. Door de uitdagingen, wensen en pijnpunten van de klant vroegtijdig in kaart te brengen, kunnen de juiste keuzes worden gemaakt. Dit vormt een solide basis voor verdere beleidskeuzes, communicatie, trainingen en gebruikersbegeleiding gaandeweg het traject. Aansluitend bieden we uitgebreid inzicht in de vorm van rapportage. Op basis van een gebruikersanalyse brengen we doorlopend in beeld in hoeverre doelstellingen worden behaald en waar verbetering mogelijk is. Zo monitoren we continu het proces.

Tot slot: 5 tips voor succesvolle adoptie

Ik eindig dit blog met een aantal praktische tips die jouw organisatie helpen om succes te innoveren en te veranderen:

  1. Maak een inschatting van de digitale vaardigheden binnen je organisatie. Hoe schat je dit in? Zijn de onderlinge verschillen erg groot? Zo’n inschatting geeft een goed beeld van de te verwachten leercurve en trainingsbehoefte binnen jouw organisatie.
  2. Maak een communicatieplan. Bepaal wat je op welk moment moet communiceren en naar welke gebruikers. Verwerk regelmatig wijzigingen of afwijkingen in je communicatieplan.
  3. Zorg voor betrokkenheid binnen je organisatie. Zorg voor actieve en zichtbare betrokkenheid vanuit hoger management of directie en formuleer helder waarom deze verandering nodig is. Dit bevordert ook de bereidheid van medewerkers om actief deel te nemen. Hiernaast heb je de medewerking van key users en teamleiders nodig om het proces in de dagelijkse praktijk te begeleiden. Betrek deze personen daarom vroegtijdig in het traject.
  4. Definieer in een vroeg stadium persona’s: binnen elke organisatie zijn homogene gebruikersgroepen aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan een sales- of een serviceteam. Goed doordachte persona’s vormen een prima basis voor keuzes die je in het proces moet maken. Hoe zien de werkzaamheden van deze persona er uit en welke licentie past bij deze gebruiker? Welke apparatuur? Over welke kennis en vaardigheden moet deze persona beschikken en hoe bied je deze aan?
  5. Manage de verandering. Hier wordt een beroep gedaan op teamleiders en key users. Het is belangrijk dat deze personen goed weten wat van hen verwacht wordt en dat zij een kennisvoorsprong hebben op de rest van de organisatie. Op deze manier kunnen medewerkers optimaal in het proces begeleid worden en kan weerstand goed worden gemanaged.

Ook succesvol innoveren en veranderen?

Heb je specifieke uitdagingen op dit gebied en wil je eens van gedachten wisselen over wat wij voor je kunnen betekenen? Interesse in een inspiratiesessie over de mogelijkheden? Ik help jouw organisatie graag met het succesvol doorvoeren van veranderingen en innovaties.

Neem persoonlijk contact met me op via k.v.valderen@itsn.nl of bel naar +31888-111111.

Terug naar overzicht

1