ITSN helpt Van Geloven binnen één week van start met videobellen en video vergaderen

Als gevolg van de wereldwijde uitbraak van het Coronavirus werken ook bij Van Geloven veel medewerkers vanuit huis. Van Geloven is geen uitzondering: ook bij deze internationaal opererende foodonderneming is het van groot belang dat de communicatie met collega’s en relaties tijdens deze periode van thuiswerken zo optimaal mogelijk is. De directie van Van Geloven besloot daarom snel te handelen en op zeer korte termijn een veilige en betrouwbare vorm van video vergaderen te introduceren. Iets waar binnen Van Geloven voorheen nog weinig gebruik van werd gemaakt. Een tool die daar optimaal in voorziet is Microsoft Teams.

Met ITSN snel aan de slag met Teams

ITSN werd, als vaste partner op het gebied IT dienstverlening, ingeschakeld met het verzoek een vlotte en gecontroleerde uitrol van Teams uit te voeren én de gebruikersadoptie te begeleiden. Want naast een goed functionerende omgeving is het een belangrijke succesvoorwaarde dat de gebruikers de mogelijkheden kennen en weten hoe ze deze optimaal kunnen gebruiken. Ook hier geldt: onbekend maakt onbemind. Omwille van de snelheid die met het traject geboden was én een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid door eenvoud (en dus snelle adoptie) heeft Van Geloven er bewust voor gekozen om Teams in deze eerste gebruiksfase met beperkte functionaliteit aan te bieden. Teams is namelijk een compleet platform voor digitaal samenwerken en biedt naast video vergaderen nog legio andere mogelijkheden zoals opslagruimte voor documenten. Door bewust te kiezen voor beperkte opties zoals in dit geval video vergaderen werd het risico op wildgroei van informatiestromen voorkomen, konden de mensen zich focussen op datgene wat op dit moment zorgt voor meer efficiency én kunnen beleidskeuzes op dit onderdeel op een later moment worden gemaakt wanneer hier weer meer ruimte voor is.

Korte doorlooptijd

De aanpak van ITSN bestond uit twee sporen die omwille van een korte doorlooptijd grotendeels parallel werden uitgevoerd. Allereerst is er op technisch vlak configuratiewerk verricht zodat de juiste personen toegang kregen tot Teams en daarmee tot de gewenste functionaliteit. Daarnaast zijn ook de laptops van de medewerkers voorzien van Teams. Omdat Microsoft op dit moment tijdelijk gratis Teams abonnementen aanbiedt voor de duur van 6 maanden konden de kosten redelijk beperkt blijven. Een mooie meevaller.

Usertraining voorwaarde voor succes

Na het voltooien van de installatie en configuratie van Teams is er een online gebruikerstraining ontwikkeld. In één week zijn er 10 interactieve videopresentaties verzorgd door ITSN om de medewerkers bij Van Geloven goed op weg te helpen met het gebruik van Teams. De focus lag hierbij op de twee meest relevante scenario’s voor Van Geloven, namelijk het houden van een ad hoc videogesprek en het plannen van een online vergadering. Dit is mogelijk met personen binnen de eigen organisatie én met externen. Na afloop van elke sessie ontvingen de deelnemers een hand-out met praktische uitleg en tips voor een succesvolle video vergadering.

MS Teams vs. andere tools

De voordelen van MS Teams in vergelijking tot andere aanbieders is dat dit alles gebeurt binnen de eigen beheerde omgeving en daarmee veel veiliger is dan vergelijkbare alternatieven zoals Zoom. Daarnaast is het een platform dat veel meer functies kent dan alleen video vergaderen en met breder gebruik van de oplossing alleen maar interessanter wordt voor een organisatie. Zeer de moeite waard dus om ook de andere functionaliteit te verkennen en waar mogelijk in te zetten. En last but not least is Teams ontzettend gebruikersvriendelijk en daarmee zeer toegankelijk voor de minder digitaal georiënteerde medewerker.

Snel, gebruiksvriendelijk én zeer bruikbaar in de toekomst

Met deze snelle implementatie én gebruikerstraining kan Van Geloven nu optimaal gebruik maken van de video conferencing mogelijkheden van het Teams platform. Dit naar volle tevredenheid van de medewerkers en relaties. Zo maakt de crisis dat Van Geloven nu versneld gebruik maakt van mogelijkheden van de Microsoft omgeving die voorheen niet werden ingezet. Kijkend naar het concrete gebruik én de tevredenheid zal dit hoogstwaarschijnlijk onderdeel worden van de ‘normale’ werkwijze bij Van Geloven en gaat dit ook na de crisis zorgen voor een nog efficiëntere samenwerking, zowel intern als extern.

Wilt u meer informatie over MS Teams of andere oplossingen? Wij helpen nu graag verder. Neem contact met ons op via info@itsn.nl of bel +31888-111111.

Terug naar overzicht

1