Natuurrijk Limburg houdt Ledenraadsvergadering via Teams

Begin april stond bij de ledenraad van Natuurrijk Limburg een belangrijke vergadering gepland. Een gelegenheid waarvoor deze groep mensen, met een passie voor de Limburgse biodiversiteit, gewoonlijk fysiek bij elkaar komt. Echter was dit keer een groepsbijeenkomst vanwege de Corona maatregelen uitgesloten. Wat voor mogelijkheden blijven er dan over, wanneer je op een efficiënte manier wilt overleggen met een grote groep en het persoonlijke aspect eigenlijk niet mag ontbreken? Eppo Timmer van de Roermondse coöperatie nam contact op met ITSN om te kijken naar andere mogelijkheden en vond een goed alternatief.

Voor iedereen toegankelijk

Natuurrijk Limburg werkt volledig op Microsoft Office 365. Het lag daarom voor de hand om de videovergadering met MS Teams te houden. Het samenwerkingsplatform bij uitstek. De wens van Natuurrijk Limburg was om het voor iedereen mogelijk te maken om deel te nemen aan de online vergadering. Echter, voor een aantal deelnemers was vergaderen via een laptop of tablet een volledig nieuw fenomeen. Ook beschikten niet alle deelnemers over de mogelijkheden van Office 365. Bovendien was er onvoldoende zicht op de geschiktheid van de aanwezige apparatuur en de kwaliteit van de internetverbindingen van de deelnemers. Met deze informatie in gedachten werd voor een snelle pragmatische aanpak gekozen om dit initiatief in goede banen te leiden.

Test-gesprekken

Om de individuele omgevingen in kaart te kunnen brengen zijn er allereerst test- videogesprekken gepland met de deelnemers. Zodoende konden knelpunten op technisch vlak of hulpvragen vooraf snel worden geïdentificeerd en aangepakt. Achteraf bleek dat een hele goede zet. Deelnemers die bijvoorbeeld niet over een pc met camera en microfoon beschikten kregen het advies om hun tablet te gebruiken. Teams werkt op elk apparaat, van PC tot laptop, tablet of zelfs smartphone. Hierdoor is deelname voor iedereen mogelijk. Waar de kwaliteit van de verbinding te wensen over liet werd gekeken naar een alternatieve plek waarbij de signaalsterkte wel goed was. Ook werden deze individuele testgesprekken benut om de deelnemers snel wegwijs te maken in MS Teams en vooraf vragen te beantwoorden. Dit gaf hen het vertrouwen om goed voorbereid de ledenraadsvergadering te kunnen bijwonen.

Presenteren via Teams

Eppo Timmer had voorafgaand een presentatie voorbereid voor de bijeenkomst. Om ook deze presentatie in goede banen te leiden is een test-videovergadering gepland om de presentatie-mogelijkheden van Teams toe te lichten en te demonsteren. MS Teams is uiterst gebruiksvriendelijk, ook voor het geven van een presentatie, maar het is wel van belang om te weten waar welke functies zitten en hoe deze optimaal in te zetten zijn. Denk bijvoorbeeld aan het live delen van een PowerPoint presentatie met alle deelnemers of de mogelijkheid om als presentator de microfoons van iedereen te dempen tijdens je presentatie.

Tool voor de toekomst

En de ledenraadsvergadering zelf? Die is uitstekend verlopen én met 100% opkomst. Natuurrijk Limburg heeft op deze manier direct de werking ervaren van MS Teams als krachtige tool om altijd en overal te kunnen samenwerken en communiceren. Deze ervaring vormt een uitstekende basis voor de organisatie om in de toekomst MS Teams meer in te zetten en zo de efficiency van het samenwerken te verhogen waar mogelijk. Zo is cancelen met die volle agenda misschien wel niet meer nodig en is digitaal aanhaken, wanneer het fysiek niet lukt, een ideale oplossing.

Wilt u meer informatie over MS Teams of andere oplossingen? Wij helpen nu graag verder. Neem contact met ons op via info@itsn.nl of bel +31888-111111.

Terug naar overzicht

1