How's Your Window To The World?

Blog over samenwerken en MS Teams

Door Koen van Valderen

Koen: ,,Thuiswerken kan prima wanneer je een omgeving hebt, zowel fysiek als digitaal, die je alle tools biedt om goed te kunnen samenwerken, je data veilig zijn en je makkelijk documenten kunt uitwisselen.”

Ook ITSN neemt diverse voorzorgsmaatregelen om het Coronavirus in te dammen. Inmiddels werken onze collega’s en onze klanten bijna allemaal volledig vanuit huis. Voor de meesten van ons een compleet nieuwe situatie die vraagt om een aangepaste manier van werken. We merken dat dit veel vragen oproept bij onze klanten en hun medewerkers. Want hoe werk je optimaal samen wanneer je vanuit huis aan de slag bent? Hoe kun je je werk continueren vanuit een andere omgeving en wat heb je daarvoor nodig? Hoe zorg je ervoor dat je net zo productief bent als wanneer je op kantoor bent?

Als Microsoft Partner hebben wij de antwoorden op deze vragen en nemen we je mee in de wereld van Microsoft Teams, hét samenwerkplatform van Microsoft. De tool die nu zelfs gratis aan wordt geboden tijdens de crisis. Er is heel veel mogelijk, maar wat past er het beste bij jouw organisatie en de manier waarop jouw mensen werken? Onze consultant Koen geeft je aan de hand van 4 vragen helder inzicht in waar voor jou en je team nog kansen liggen. We eindigen met een aantal praktische tips van Koen rondom het voeren van een goede videovergadering met collega’s. Lees mee en haal alles uit het werken op afstand.

Quickscan MS Teams gebruik binnen jouw organisatie

  1. Hoe succesvol is het gebruik van MS Office 365 en in het bijzonder Teams?

Het antwoord op deze vraag is complex. Vaak hebben medewerkers maar kennis van een beperkt gedeelte van wat er met Teams mogelijk is. Bedrijven weten welke medewerkers welke licenties hebben en dus ook welke tools ze gebruiken. Maar hoe deze worden gebruikt is vaak minder duidelijk. Dus misschien denk je dat je efficiënt gebruik maakt van bepaalde tools, maar kan het nog veel beter en zit het hem in de beschikbare kennis van de mogelijkheden.

Een praktijkvoorbeeld: bij klant X hebben alle medewerkers Teams op hun laptop maar slechts een paar mensen weten hoe ze online kunnen samenwerken in Office documenten. Dit vraagt om meer inzicht in het gebruik van jullie Office 365 omgeving en het demonsteren van de mogelijkheden die vervolgens direct kunnen worden gebruikt.

Hoe is dat bij jullie bedrijf? Heb je inzicht in het échte gebruik van Teams binnen je organisatie?

  1. Hoe voorkom je wildgroei in je Teams omgeving?

Is bij iedereen bekend waar welke informatie bewaard wordt? Zijn er Teams aangemaakt voor projectgroepen waardoor er efficiënt en vanuit één centrale plek wordt gewerkt? Hoe krachtig en praktisch Teams ook is, het introduceert een aanvullend informatie opslagsysteem. Het is van belang om hier goede afspraken over te maken en ervoor te zorgen dat teamleden zich hieraan committeren. Wat bewaren we waar? Wat hoort waar thuis en waar absoluut niet? Ook dit begint bij weten hoe dit werkt.

Hebben jullie hier heldere afspraken over gemaakt? Hoe werkt het in de praktijk?

  1. Heeft jouw organisatie een Office 365 beleid bepaald?

Veel organisaties nemen nu versneld Office 365 onderdelen in gebruik. Dat helpt hen prima om te kunnen blijven samenwerken. Vergeet hierbij niet stil te staan bij een aantal essentiële beleidsvragen zoals: wie mag een Team maken? Wie verwijdert of archiveert deze? Hoe gaan we om met informatiedeling met externen, het synchroniseren van informatie naar thuiscomputers enzovoorts. Zo blijft je omgeving ook na deze crisis overzichtelijk en beheersbaar. 

Heb je hier rekening mee gehouden met de ‘start’ van deze nieuwe manier van werken?

  1. Zijn jouw medewerkers in staat om een succesvolle videovergadering te organiseren?

Een hele praktische nu is het voeren van een goede videovergadering. Dit maakt het samenwerken op afstand een stuk efficiënter en prettiger. Weten jouw medewerkers hoe je een online vergadering met collega’s of klanten plant? Of hoe je een ad hoc video call opzet vanuit Teams? Zijn alle voorwaarden er om succesvol te kunnen video-vergaderen? Denk hierbij aan Internetverbindingen maar ook aan de geschiktheid van apparatuur. Ook hier kunnen wij je uiteraard bij ondersteunen.

Maken jullie hier veel gebruik van en werkt het naar behoren?

Tips voor een efficiënte videovergadering

Je kent het vast wel: haperend beeld en/of geluid of storende achtergrondgeluiden tijdens het videobellen. Gelukkig kun je deze veel gehoorde online vergaderklachten eenvoudig voorkomen:

  • Zoek voordat je gaat videobellen de juiste plek. Dat is bij voorkeur een stille ruimte met een sterk wifisignaal.
  • Zodra je eenmaal deelneemt aan de videovergadering demp je je microfoon wanneer je niet aan het woord bent. Wist je dat het tikken op je toetsenbord al storende klikgeluiden kan veroorzaken voor andere deelnemers? Maar ook binnenstormende kinderen die komen vragen hoelang die vergadering eigenlijk nog duurt zullen gegarandeerd de aandacht van de deelnemers afleiden.
  • Zet je microfoon dus alleen open als je aan het woord bent.
  • In Teams heb je de mogelijkheid om een testgesprek te starten. Deze optie vind je onder instellingen → apparaten. Zo controleer je snel of jouw geluid en video in orde zijn.

Neem dus altijd een paar minuten vooraf om goed voorbereid aan je videovergadering deel te nemen.

Zo snel mogelijk jouw thuiswerkplek optimaliseren?

Hopelijk heeft dit je meer inzicht gegeven in waar voor jou en je organisatie nog kansen liggen. Zijn de mensen binnen jouw bedrijf al goed op de hoogte van de mogelijkheden of ben je van mening dat er nog veel meer in zit waarmee je op korte termijn voordelen kunt behalen? Zijn er nog tools die je nodig hebt?

We bieden je graag de helpende hand om je omgeving waar mogelijk te optimaliseren en het thuiswerken zo aangenaam mogelijk te maken. De moderne cloud technologie helpt ons ondanks de crisis enorm vooruit en houdt ons verbonden. Zonde om de mogelijkheden niet volledig te benutten.

Vragen of hulp nodig? Neem persoonlijk contact op met Koen via k.v.valderen@itsn.nl of bel naar +31888-111111 en vraag naar Koen van Valderen.

Tot slot nog een handige Quick start Guide die je de mogelijkheden van Teams in één overzicht laat zien.

Microsoft Teams